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突然の英語の電話に慌てないためには？
グローバル化が進む近年においては、外資系企業や海外とのやり取りが頻繁に発生する企業や部署でなくても、突然職場に外国人からの英語の電話がかかってくることも増えています。そのような突然の英語の電話に慌てないように、電話応対で使う基本フレーズを覚えておきましょう。英語での電話応対は慣れるまでは緊張するかもしれませんが、基本フレーズさえ覚えてしまえば何とかなってしまうものです。また、例え英語や英会話がそれほど得意ではなくても、英語での電話応対を無難にこなせるだけで職場の上司や先輩、同僚から一目置かれて、社会人として良いスタートダッシュが切れるかもしれません。
電話を受ける場合
会社や自分の名前を名乗る
かかってきた電話を取る場合には、はじめに会社や自分の名前を名乗るのが一般的です。「こんにちは。〇〇〇社の〇〇です。どのようなご用件でしょうか？」と言いたいときには、次の表現を使うと良いでしょう。
- Hello. 〇〇（会社名）. This is 〇〇〇（自分の名前）speaking. How may I help you?
相手の名前を確認する
電話をかけてきた相手が自ら名前を名乗れば問題ありませんが、名乗らないときもあります。そのような場合には、相手の名前を確認しましょう。「失礼ですがどちらさまでしょうか？」と言いたいときには、次のような表現を使うのが一般的です。
- May I have your name please?
- May I ask who is calling please?
相手が誰と話したいのかを確認する
電話をかけてきた相手が誰と話したいのか、誰に用件があるのかを確認しましょう。「どちらにご用件でしょうか？」、「どちらにおつなぎしましょうか？」と言いたいときには、次のような表現を使うのが一般的です。
- Who would you like to speak to?
- How may I direct your call?
相手が話したい人に電話をつなぐ
電話をかけてきた相手が話したい人が電話に出れる場合には、電話をつなぎましょう。「少々お待ちください。」、「〇〇におつなぎします。」、「担当者におつなぎします。」と言いたいときには、次のような表現を使うのが一般的です。
- Hold on, please.
- I’ll put you through to 〇〇.
- I’ll put you through to the person in charge.
相手が話したい人が電話に出れない場合
電話をかけてきた相手が話したい人が電話に出れない場合はその状況を伝えましょう。「〇〇は現在外出中です。」、「〇〇は今不在にしております。」と言いたいときには、次のような表現を使うのが一般的です。
- I am afraid 〇〇 is out right now.
- Sorry, 〇〇 is out of the office at the moment.
また、「少し席を外しています。」と言いたいときには、次のような表現が便利です。
- I am afraid 〇〇 is not available.
- I am afraid 〇〇 is not here right now.
もっと具体的に、「別の電話に出ています。」と言いたいときには、次のような表現が便利です。
- I am afraid 〇〇 is on another line right now.
「本日、〇〇はすでに退社しました。」と言いたいときには、次のような表現があります。
- I am afraid 〇〇 is gone for the day.
電話をかけてきた相手が話したい人に対して伝言を残したい場合があるかもしれません。「ご伝言を承りましょうか？」と言いたいときには、次のような表現があります。
- Would you like to leave a message?
また、「〇〇に折り返し電話をするようにお伝えいたしましょうか？」と言いたいときには、次にの表現を使いましょう。
- Would you like me to tell 〇〇 to call you?
- Shall I have 〇〇 call you back?
相手が間違い電話をかけてきた時は？
電話番号を間違えて電話してしまった経験は誰しもあると思います。間違い電話だからといって無言で電話を切ってしまうのではなく、相手に対して電話番号が間違っていることを伝えてあげましょう。「お電話番号をお間違えではないでしょうか？」と言いたいときには、次のような表現を使うのが一般的です。
- I am afraid but you have the wrong number.
また、「〇〇という名前のものはおりません。」と言いたいときには、次のような表現が使われます。
- I am afraid but there is no 〇〇 here.
電話をかける場合
会社や自分の名前を名乗る
こちらから電話をかける場合には、はじめに会社や自分の名前を名乗るのが一般的です。「こんにちは。〇〇〇社の〇〇です。〇〇〇〇さんはいらっしゃいますか？」と言いたいときには、次の表現を使うと良いでしょう。
- Hello. This is ○○（自分の名前）, calling from ○○○（会社名）. May I speak to 〇〇〇〇（話したい人の名前）?
参考リンク：SPI英語（SPI-ENG）試験対策用練習問題
新卒採用の筆記試験として使用される機会が増えてきているSPI英語（SPI-ENG）試験対策用の一問一答練習問題です。SPI英語（SPI-ENG）試験の中から、「同意語」、「反意語」、「空欄補充」、「英英辞書」を中心とした分野の練習問題が出題されます。詳しくは以下のリンクでご確認ください。
